Administrateur Projets

Country Chad
Duty station
Role Administrateur
Donor
Duration 2 mois
Requested experience 3-5 ans
Posted on 24 ottobre 2016
Starting date 14 novembre 2016
Deadline 04 novembre 2016
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Intitulé du Poste: Administrateur/trice Projets

Localisation Géographique: N’Djamena

Responsable hiérarchique : Chef de Mission

Equipe nationale directement gérée: Administrateurs

CONTEXTE

ONG COOPI

COOPI est une organisation non gouvernementale italienne, indépendante et laïque, engagée dans la lutte contre les injustices sociales et la pauvreté dans le Sud du monde et dans la construction d’un futur dans lequel soient garantis pour tous des bonnes conditions de vie, le respect des droits et la parité des opportunités. Depuis 1965, COOPI a réalisé plus de 600 projets de développement et interventions d’urgence dans 50 pays, employant plus de 30.000 opérateurs locaux et assurant un bénéfice direct à plus de 50 millions de personnes. En Afrique, en Amérique Latine, en Asie et dans l’Europe de l’Est, COOPI favorise l’accès à l’eau et le droit à la santé et à l’instruction des communautés les plus pauvres. COOPI assure aussi une assistance immédiate et à long terme aux populations touchées par les guerres ou les catastrophes naturelles. Le siège central de COOPI est à Milan, Italie, mais pour la réalisation des projets COOPI s’appuie sur un réseau de sièges périphériques (régionaux et nationaux) dans les pays où ses activités sont plus importantes.

COOPI au Tchad

COOPI met en œuvre des actions humanitaires et de développement au Tchad depuis 1994. Les premières interventions ont été réalisées à l’Est et au Sud du Tchad. Avec le démarrage de la crise au Darfur, COOPI a renforcé progressivement ses projets le long de la frontière avec le Soudan et fut l’une des premières ONG déployées dans cette zone. COOPI a ensuite mené un certain nombre de projet dans d’autres régions du pays afin de répondre aux différentes urgences humanitaires. Suite à la crise du lac Tchad, les mouvements de population sont augmentés, et les effets indirects de la présence de Boko Haram au nord du Cameron, au Niger et en Nigeria ont eu comme conséquences le déplacement des gens qui se sont installés dans le territoire tchadien.  COOPI est intervenu dans la zone, entre 2015 et 2016, en coordination avec des autres ONGs. Les principaux secteurs d’intervention actuels sont : la prise en charge de la malnutrition, l’éducation, la sécurité alimentaire, la gestion des ressources naturelles et le développement local. En termes de bailleurs de fonds, nous travaillons principalement avec : la délégation de l’Union Européenne, ECHO, l’ambassade de France, et des agences onusiennes (PNUD, UNICEF, PAM, HCR). A présent, la structure de COOPI au Tchad est composée par :

  • un bureau de coordination des activités nationales /base, à N’Djamena ;
  • une base à Massakory dans la région du Hadjer- Lamis ;
  • une base dans la région du Dar Sila, à l’Est du pays (Goz Beida) ;
  • une base en cours d’ouverture dans la région du Lac (Bol)

Contexte et enjeux du poste Le/la titulaire du poste sera basé(e) à N’Djamena à la coordination. L’administrateur pourra utiliser les équipements logistiques de COOPI selon les dispositions de la coordination logistique et de sécurité. Elle/Il sera tenu à suivre les règles du règlement pays pour le staff expatrié et le protocole de sécurité indiqué. Des déplacements dans les différentes bases de COOPI devront s’effectuer régulièrement pour un suivi des activités des projets.

RESPONSABILITES

Objectif général du poste : Assurer toute activité de gestion administrative relative à des projets ECHO de la région du Lac, du Hadjer-Lamis et de N’Djamena depuis la coordination, en lien avec l’administrateur pays local, tout en respectant le planning opérationnel définit en coordination avec les Chefs de Projet et l’administrateur pays, ceci dans le strict respect des procédures de COOPI et du bailleur de fonds.

Actions :

1) Gestion de la finance de la base et des projets :

  1. a) Suivi budgétaire du programme et planification des dépenses en collaboration avec l’assistant administratif de la coordination et le chef de mission ;
  2. b) Vérification mensuelles des dépenses affectés aux projets ainsi que du suivi financier des dépenses de la Coordination de N’Djamena ;
  3. c) Respect des délais dans l’envoi de la comptabilité et des documents administratifs à la Coordination pays/bailleur ;
  4. d) Envoi mensuel des documents administratifs, logistiques et financiers aux responsables de la Coordination et communication du prévisionnel mensuel des besoins en trésorerie ;
  5. e) Réalisation de la clôture de fin de mois, envoi comptable, réconciliation et inventaire de caisse ;
  6. g) Suivi et réalisation des contrats fournisseurs et prestataires en coordination avec le coordinateur logistique.

2) Ressources humaines:

  1. a) Coordination avec le responsable RH et les chefs de projet pour les procédures de recrutement du personnel local, l’élaboration des TdR et des contrats, l’élaboration des bulletins de salaire et paiement, le suivi des congés, des absences et des requêtes individuelles, et l’élaboration des évaluations et mesures disciplinaires;
  2. b) Supervision du respect du règlement intérieur pour ce qui concerne l’organisation du temps de travail ;

3) Contribution à la gestion des projets :

  1. a) Contribuer à la planification financière des activités des projets dans la zone d’intervention en étroite collaboration avec les chefs de projet et avec la Coordination de COOPI à N’Djamena, a travers les outils standard de monitorage financier de COOPI;
  2. b) Contribuer au monitorage de la progression des activités;
  3. c) Assurer la supervision régulière des opérations d’achat et approvisionnement en conformité avec le plan de passation de marché dans le respect de procédure du bailleur et de COOPI, en étroite collaboration avec le coordinateur logistique;
  4. d) Assurer la rédaction des rapports d’activités financières et tous autres documents de monitorage selon les échéances données;
  5. e) Coopérer avec les autres acteurs sur le terrain, en étroite coopération avec les chefs de projet et la Coordination;
  6. f) Participer aux réunions de coordination sur le terrain et en capitale en fonction des priorités établies par la Coordination COOPI et les chefs de projet;
  7. g) Participation à la rédaction des rapports et propositions de projets destinés aux bailleurs de fond pour la partie financière, administrative et logistique en collaboration avec l’administrateur pays
  8. h) Exécution d’autres tâches pour le progrès du Projet, ou pour l’amélioration des conditions de travail dans la base d’affectation, sur demande de la Coordination de COOPI à N’Djamena et toute autre tâche nécessaire à la bonne et ponctuelle réalisation des projets demandé par l’administrateur pays ou le CM
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