Assistant(e) à la Coordination

Paese RDC
Base Kinshasa
Funzione Assistant(e) à la Coordination
Donatore n. a.
Durata 6 mois renouvelables
Esperienza richiesta au moins 1 an
Data pubblicazione 02 agosto 2017
Inizio della collaborazione 04 settembre 2017
Termine per le candidature 18 agosto 2017
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ONG COOPI

COOPI est une organisation non gouvernementale italienne, indépendante et laïque, fondée à Milan en 1965. Depuis 50 ans, COOPI est engagée dans la lutte contre la pauvreté avec un soutien à long terme et une présence constante sur le terrain à côté des populations touchées par la guerre, les crises socio-économiques et les catastrophes naturelles. Les activités de COOPI visent à encourager le développement et à répondre aux situations d’urgence. Depuis 1965, COOPI a réalisé plus de 1600 projets de développement et interventions d’urgence dans 63 pays, employant 55.000 opérateurs locaux et assurant un bénéfice direct à 100 millions de personnes. En Afrique, Amérique Latine et Moyen Orient COOPI favorise l’accès à l’eau, ainsi que le droit à la santé et à l’éducation des communautés les plus pauvres

COOPI en RDC

Présent en RDC depuis 1977, COOPI a grandement accru le nombre de ses interventions dans le pays, en particulier suite aux conflits des derniers 20 années. À partir du Kivu, où il y a eu la première intervention, les activités de COOPI se sont déplacées dans les régions de conflit, afin de mettre en œuvre des programmes d’urgence à bénéfice des populations déplacées et victimes de la guerre. En raison de l’évolution du contexte général en cours dans certaines provinces du Pays, COOPI s’est aussi engagée dans la gestion de projets pluriannuels afin d’assurer une transition de l’urgence au développement dans divers domaines, et de garantir un développement harmonieux et durable.

COOPI favorise une réponse pertinente aux besoins des populations locales à travers une structure de coordination à Kinshasa et différentes bases dans les provinces.

Enjeux du poste

COOPI met actuellement en œuvre une dizaine de projets d’urgence et de développement en RDC. Le bureau COOPI de Kinshasa, où l’Assistant(e) à la coordination sera basé, abrite la coordination logistique, administrative et des programmes de l’organisation en RDC.

 

Responsabilités générales

L’Assistant(e) à la coordination apporte un appui à la coordination Pays pour garantir les différentes taches institutionnelles; le flux d’information entre la coordination, le siège et le terrain; les contacts avec les institutions locales et internationales et la mise à jour, classification et archivage des documents concernant les projets et l’organisation, sur la base des procédures COOPI et des indications de la coordination.

 

Responsabilités spécifiques

L’Assistant à la coordination réfère au Chef de Mission et est le point focal, en support au Coordinateur des Programmes, pour l’écriture des projets et des avenants à présenter, du monitorage et rapportage des projets en cours, du classement des documents, des relations avec les bailleurs, et contribue largement à la stratégie des programmes. Plus spécifiquement, ses tâches principales sont les suivantes :

  • Assurer le respect des procédures, des délais, des documents à transmettre au siège dans la mise en place des nouveaux projets

Assurer le respect des procédures et des échéances et la vérification des documents à envoyer au siège pour le start up des projets (en particulier collecte et vérification des documents, remplissage des fiches pour le comité de risque et pour l’ouverture des codes administratifs des projets), en collaboration avec la coordination admin et programmes pays.

  • Faciliter la réalisation de la supervision et du monitorage des projets, de la soumission rapports narratifs et financiers et le respect des échéances

Support dans la capitalisation des informations provenant des projets, notamment responsable de la gestion du flux d’informations et des outils de récolte des données selon les procédures du siège et/ou de la coordination

Suivi des projets : Support dans la vérification des données provenant du monitorage des projets, notamment responsable de leur classement et accessibilité, ainsi que de l’élaboration de statistiques et analyses de ces données, sur demande du Coordinateur Programme ou du chef de Mission (vérification croisée des rapports, compilation des check lists, vérification des plans d’achat, outils de monitorage des activités et monitorage financier)

Rapportage & Relations bailleurs : Révision des rapports de projet assurant leur cohérence et régularité formelle par rapport aux procédures bailleurs et Coopi, en collaboration avec le coordinateur programmes et l’administration.

  • Assurer l’application des procédures de l’organisation et l’utilisation correcte de la part du staff en RDC

Assurer l’application de la Procédure pour l’organisation et gestion des sièges à l’étranger et l’utilisation correcte des formats demandés de la part du staff (vérification de l’utilisation correcte des formats, des deadlines et du remplissage)

  • Faciliter le processus d’écriture des nouveaux projets selon les procédures des bailleurs

Faciliter l’écriture des propositions de projet selon les procédures des bailleurs (coordination de l’équipe pour l’écriture (Coord.Prog., Expert Nutrition, Chef de projet, Chef de Mission, Administration), relations avec le siège, révision de la proposition, vérification de la cohérence entre budget et narratif, récolte et vérification des documents demandés, assurer le respect des deadlines pour la transmission).

Classement des projets approuvés et des propositions selon les procédures, en assurant l’actualisation des informations officielles pour la coordination et le siège et l’accessibilité des données

  • Assurer le plan de visibilité COOPI RDC et des bailleurs en collaboration avec le bureau de communication de Milan, le CdM et les CP.

Assurer la visibilité du pays et des projets en collaboration avec le bureau de communication, le chef de mission, et les chefs de projets (coordination des activités de visibilité planifiées par les projets et par la coordination)

  • Assurer l’élaboration et l’accessibilité de la documentation des projets et la capitalisation des expériences COOPI en RDC en collaboration avec les CP, Directeur programmes, Coordo Nutrition, le siège

Assurer l’élaboration et l’accessibilité des documents sur les projets et la capitalisation des bonnes pratiques en relation avec les chefs de projets, les coordinateurs sectoriels et le siège

Assurer l’archivage des documents pour chaque projet (Gproject, Archive en dur Kinshasa, Online)

  • Assurer la mise en œuvre et la mise à jour du paquet formation des nouveaux expats

Assurer la mise en œuvre et la mise à jour du dossier pour la formation des nouveaux expatriés arrivant dans le pays (coordination des activités de formation prévues pour les expatriés et envoie des documents nécessaires comme le règlement pays et le code de conduite, mise à jour des documents avec le chef de mission et le siège, dans le cas de modifications de procédure)

  • Assurer la mise à jour des Plans Opérationnels en collaboration avec le CdM

Assurer la mise à jour des plans opérationnels, du document de stratégie pays et du règlement pays avec le Chef de Mission (mise à jour des documents et coordination des séances de travail pour leur mise à jour)

  • Assurer la présence aux clusters du CdM et le flux d’informations

Assurer la présence aux clusters et aux réunions de coordination humanitaire, quand demandé par le Chef de Mission, et la capitalisation et partage des informations (envoi des documents, élaboration des synthèses pour leur diffusion)

Assurer la présence dans les éventuels groupes de travail dans lesquels COOPI est impliqué.

  • Autres taches demandées par le Coordinateur des Programmes et le Chef de Mission

 

Profil du Candidat

  • Formation supérieure en Coopération Internationale, Développement, Etudes internationales
  • Connaissance du monde de l’humanitaire, des principaux bailleurs de fonds et du Cycle de projet
  • Expérience de travail en ONG et en Afrique
  • Bonne connaissance des outils informatiques / Pack Office
  • Très bon sens de l’organisation
  • Capacité de résistance au stress, de travail en équipe
  • Capacité de travailler dans un contexte politique et sécuritaire sensible et dans un environnement multiculturel
  • Polyvalence et flexibilité
  • Très bonne maîtrise du français oral/écrit, excellente capacités rédactionnelles
  • Sens de la communication et bon relationnel
  • Intérêt et motivation à travailler dans une ONG en respectant ses valeurs et principes.

 

Candidature

Envoyer un dossier complet de candidature (CV et lettre de motivation)

Deadline : ASAP

En raison de la nature du travail et de la complexité de l’environnement dans lequel le poste évolue, on demande à l’expatrié collaboration, adaptation et flexibilité. La révision des tâches et responsabilités sera effectuée après discussion avec le représentant pays COOPI.

 

Assistant(e) à la Coordination ultima modifica: 2017-08-02T15:19:15+00:00 da COOPI Selezione